10人以上の外注ライターを管理する方法【パニックにならない！】

※この記事は、外注ライターを10人以上雇う場合に使える管理の方法について書いています。

雇っている外注ライターさんが3人程度なら管理をそこまで徹底しなくても回せますけど、5人10人になってくると、きちんと管理しないと訳が分からなくなってきます。

僕は最高で20人近くの外注さんを一度に雇ったことがあります。

最初は管理をいい加減にしていたので当然のごとくパニックになりました（笑）

そこから試行錯誤を重ね、今では楽勝♪ とはいかないまでも、かなり楽になりました。

そこで今回は、10人以上の外注ライターを管理するのに便利なサービスや管理が楽になる方法について書いていきたいと思います。

 

スプレッドシートで外注さんを一括管理をする

僕は外注ライターを管理するのに「Googleスプレッドシート」を使っています。

⇒ Googleスプレッドシート

 

なぜ「Excel」ではなく「スプレッドシート」を使うのかというと、入力したデータがほぼリアルタイムで自動保存されるので、データを消してしまったり、パソコントラブルなどで保存できなかったなどのミスを防げるので安心だからです。

しかも、作成したシートに共有URLを設定することができるので、シート同士でリンクを繋ぐこともできるますよ（他にもたくさんのメリットがありますがここでは書きません）。

 

まず外注さんごとに、「クラウドワークスの契約ページ」へのリンクと、「依頼している記事構成」へのリンク、あと「プロフィール」をスプレッドシートでまとめています。

↓このような感じです。

左から、

• HN（クラウドワークスでのハンドルネーム）
• 名前（できれば本名）
• 年齢
• 職業
• 得意なジャンル

まだまだあるんですが、だいたいこんな感じで必要なことを記入しています。

プロフィールについては、できるだけ細かく教えてもらってたほうがいいですね。意外とすごい趣味や特技を持っていて、面白い記事を書いてもらえるかもしれません。

 

リンクを挿入する

「HN（CW）」と「名前（スプレッド）」には、リンクを挿入しています。

 

「HN（CW）」の列にはクラウドワークスで利用しているハンドルネームを記入しているんですが、このHNに、クラウドワークス内での「契約一覧ページ（仕事管理 - 契約中・過去契約）」へのリンクを貼っています。

※複数契約している場合や、契約内容の確認をしたい場合は、管理表のリンクを踏むだけですぐに確認できます。

 

通常だと、

という順番で開いていかないと契約一覧ページを見れないんですが、管理表に「契約一覧ページ（仕事管理 - 契約中・過去契約）」へのリンクを貼ることで、ワンクリックで移動できるようになります。（※要ログイン）

 

 

「名前（スプレッド）」の列には外注さんの「名前」と、依頼している「記事の構成」を記載しているスプレッドシートへのリンクを記入しています。

名前に関しては、応募する時に書いてもらう名前の欄があるんですが、そこに記入してもらった名前をそのまま記入しています。

ここに依頼している記事構成へのリンクを貼ることで、この人にはどんな依頼をしているのか、今どこまで進んでいるのかなどを確認したいときにすぐ確認ができます。

 

プロフィールはできるだけ細かく管理する

記事を書く上で、「誰が」書いた記事なのかっていうのはすごく重要です。

例えば、手作りおもちゃの記事を書くなら、保育士さんが書いた記事のほうがいいだろうし、子供の歯磨きについての記事なら、歯科衛生士が書いた情報のほうが信頼できます。

というように、雇っているライターさんはどんな人でなにが得意なのかということを把握することで、最も適しているテーマで書いてもらうことができます。

 

記事の納品はGoogleドキュメントで

基本的に納品はすべて「Googleドキュメント」に統一しています。

⇒ Googleドキュメント

Googleドキュメントはスプレッドシート同様、クラウド上で使える「Word」のようなものです。

 

他にもクラウド上に保存できるサービスとして、「Evernote」や「OneNote」などの便利なサービスがありますが、なぜ「Googleドキュメント」に統一しているのかというと、一番の理由は、ワードプレスにログインせず直接投稿できるからです。

正確にいうと、「WordPress.com for Google Docs」というGoogleドキュメントのアドオンを使って、Googleドキュメントから直接ワードプレスに投稿できます。

⇒ WordPress.com for Google Docs

 

これのなにがすごいのかというと、Googleドキュメントで書いた記事の中に写真を挿入してもらっていれば、写真ごとそのままワードプレスに投稿できるというところです。

ワードプレスの権限を与えて直接投稿してもらう手もあるんですが、信頼できるライターさん以外に権限を渡すのって嫌ですよね。それに、直接投稿するのはPCじゃないと難しいし…。

でもこれなら、スマホのみのライターさんでもできるので、外注ライターを募集する時は「PC必須」の条件を外せますよ（笑）

 

外注ライターさんとの連絡はチャットワークで

契約した外注ライターさんには必ずチャットワークへの登録をお願いしています。

というのも、クラウドワークスのメッセージ機能は使いにくいんですよね…。

チャットワークのなにが良いのかというと、タスクを作成したり、グループチャットを作ったり、ファイルを共有したり・・と、複数の外注ライターさんとのやり取りをする際に便利な機能がたくさん詰まっています。しかも無料で♪

 

何記事目かを把握するのに便利なタスク機能

特に重宝するのが「タスク機能」です。

複数のライターさんと契約していると、誰がどれだけ記事を書いたのかってなかなか把握できないですよね。

その悩みはこの「タスク機能」を使えば解決できます。

 

僕の場合、「ライター名」「記事数」「記事タイトル」を記入したタスクを自分宛に作成してもらってます。

こんな感じ↓

こうすることで、「誰が」「何記事契約で」「どこまで進んでいるのか」ということを把握することができます。

 

サイトごとにグループチャットを作る

チャットワークはLINEと同じように「グループチャット」を作成することができます。

僕の場合、サイトごとにグループを作っています。

その中で完成した記事を公開し、ライターさん同士意見を言い合ってもらったり、添削し合ってもらうことで、「そんな視点があるのか」という僕も気づかないような新しい発見が産まれたりして、記事の質を高めることに成功しています。

グループチャットは簡単に作ることができますよ。

 

まとめ

10人以上の外注ライターを管理する方法について書きました。

• 外注ライターの管理リスト
  →「Googleスプレッドシート」
• 記事納品
  →「Googleドキュメント」
• ライターさんとのやり取り
  →「チャットワーク」

あと、納品された記事を「校正・校閲・推敲」するのは大変ですよね。

一度記事を修正してあげると、調子に乗ってあまり見直しもせずに納品してくる人も中にはいます。

記事の内容がたいしたことなければ契約終了すればいいだけの話なんですが、内容がいい場合は切ろうにも切れないし、あまり厳しく言えない・・・

 

そんな場合は、校閲・推敲支援ツール「文賢」を使うという手もあります。

 

このツールの良いところは、AI が文章を瞬時にチェックし、改善点をやさしく指摘してくれるというところです。

あなたがライターさんの書いた記事の悪いところを指摘するのではなく、機械が指摘した箇所をライターさんに伝えて修正してもらうだけなので、お互い嫌な思いをしなくて済みます。

しかも、どこが悪いのかもちゃんと伝わるので、記事の質はどんどん上がっていきますよ♪