外注化戦略

複数の外注ライターに表記ルールをきちっと守らせる3つの方法

この記事は、1記事数百円レベルの複数の外注ライターさんに「こちらが指定する表記ルールを守らせるための方法」について書いています。

 

外注ライターに文章の表記ルールを守らせたい!

外注ライター全員の書き方を統一させたい!

全員にルールを守ってもらえる方法ってあるの?

 

複数の外注ライターさんを雇っている人にとって、「表記ルールを守らせる」というのはひとつの課題です。

 

僕が今まで表記ルールをきちっと守らせるために使った方法としては3つあります。

  1. ルールをマニュアルにまとめる
  2. 他人の書いた参考サイトを見せる
  3. 文章作成アドバイスツールを使う

この記事では、この3つの方法について詳しく説明しています。

 

<文章ルールを守らせる方法 ①>マニュアル化

僕は、文章作成のためのライティングマニュアルとは別に、「ルールだけをまとめたマニュアル」を作成しています。

なぜマニュアルを別にするのかというと、ライティングマニュアルの中に「文章のルール」まで入れてしまうと、重要度が下がるからです。

 

ただ「マニュアルを作ればいい」というものでもありません。

マニュアル化するための最大のポイントは、「めんどくさいなぁ」と思われないようにすることです。

「めんどくさいことはできるだけしたくない」というのが人間の心理なので、「ムダな負担を最小限にする」が必要です。

 

マニュアル化する時に注意するポイントは以下の3つ。

  1. ルールの「数」はできるだけ少なくする
  2. マニュアルへ簡単にアクセスできるようにする
  3. ルールを増やさない

それでは詳しく説明していきますね。

 

ルールの「数」はできるだけ少なくする

ルールの「数」については、「外注ライターに厳守させるべき3つの文章ルール」にも書いていますが、「最低限これだけは押さえておきたい!」と思うことだけに絞ります。

こちらとしては、細かく決めたルールを「すべて守ってほしい!」というのが本音なんですけど、現実問題として、ルールの数が多ければ多いほど守らない人が増えるだけなので、けっきょく統一できない・・・ということになってしまいます。

ようするに、

  • 負担を増やすことでライターさんの「やる気」がなくなる
  • ルールを守らない人が増える
  • けっきょく「自分で」直すことになる

という負のループに陥ることになります。

なので「負担にならないほどの数」にすることがポイントです。

参考記事
外注ライターに厳守させるべき3つの文章ルール

複数の外注ライターさんを雇ってひとつのサイトを作っていくためには、文章の書き方を統一させたいですよね。 ただ、「あれもこ ...

続きを見る

 

マニュアルへ「簡単」にアクセスできるようにする

マニュアルへは簡単にアクセスできないと、外注さんはどんどん見なくなってしまいます。

なので僕がオススメするのは、「Googleドキュメント」でマニュアルをつくって、マニュアルへのリンクを「Chatwork(チャットワーク)」(以下「チャットワーク」)の概要欄に貼る!という方法です。

Googleドキュメントは、共有リンク(URL)さえ知っていれば、いつでもどの端末(スマホ・タブレット・PC)からでもアクセスできます。

チャットワークのチャットは「LINE」みたいに手軽な感覚で外注さんとやりとりできます。

それに「タスク」も作成できるので、お互いやらなければいけないことをやり忘れることもありません。

僕にとっては外注さんとのやり取りするためには絶対に欠かせないツールです。

 

で、チャットワークにはメンバーごとに「概要欄」あるんですけど、そこにマニュアルへのリンクを貼っておけば、いつでも簡単にマニュアルへアクセスすることができます。

 

この方法を使うと、

「マニュアルを保管しているところってどこだったっけ?」

みたいになることもなくなるし、「めんどくさいからマニュアルを確認しない」ということも少なくなります。

 

マニュアルをPDFにするのはやめておこう

PDFファイルだと、PCで確認する分にはいいんですけど、スマホではものすごく見にくいんですよね~。

いちいち拡大して・・・とかマジでめんどくさいので、僕はPDFを使っていません!

※スマホでマニュアルを確認する人が多いということもあります。

なのでスマホでも簡単に確認できる「Googleドキュメント」がオススメです。

 

ルールを増やさない

できるだけ多くのことをやってもらいたい!と思ってついついルール(仕事)を増やしてしまいがちなんですが、この考えかたはめちゃくちゃ危険です。

なぜなら、仕事を増やされて「うれしい」「ありがたい」と思う人はいないからです。

いたとしても、自分を極限まで高めたい前向きな人か、ど変態ぐらいです。

ほとんどの人が、仕事を増やされるのはイヤだし、仕事を増やす人のことが嫌いです。

なので、こちらのすることはただひとつ。

 

ライターさんの「負担を減らす」ことです。

 

逆に仕事を減らしてもらえるとどう思いますか?

上司で考えてみればイメージしやすいと思うんですが、仕事を少なくして、やるべきことに集中できる環境を作ってくれる上司のことを好きになりますよね(笑)

仕事を少なくできないにしても、最低限「ルールを増やさない(追加しない)」ことを守っていれば、こちらの要望は聞いてもらいやすくなります。

最初から減らせる仕事を用意しておくという方法もあります。

 

<文章のルールを守らせる方法 ②>他人のサイトを見せる

文章の書き方」や「文章のルール」について詳しく書いているサイトってネット上にはたくさんあります。

サイトによってそれぞれ主張していることは違うんですが、

「これいいなぁ。わかりやすいなぁ」

という記事があれば、その記事をそのままライターさんに教えて、

「このルールでいきましょう!」

と言えばOK!

 

参考にするサイトは誰が書いたのかはライターさんからはわかりません。

もしかしたら、あなたが書いたのだと思われるのかもしれません。そこは詳しく説明する必要はないですし、もし聞かれたら、

「私が書く時も参考にしています」

と答えればOKです。

 

参考にするルールは以下の3つ。

  1. 漢字とひらがなの使い分け
  2. 句読点の正しい使い方
  3. 【かっこ】の使い方

 

僕が参考にしている記事を載せておきます。

参考記事一覧

簡単なようでむずかしい「漢字とひらがなのルール」についてわかりやすく書いてあります。

▼ 漢字とひらがなの使い分け
Web文章入門 : 特別編 漢字とひらがなの使い分け方 | はじめてWEB
Web文章入門 : 特別編 漢字とひらがなの使い分け方 | はじめてWEB

特別編として、多くの人が文章を書く際に悩みがちな「漢字とひらがなの使い分け方」をお送りします。漢字の多い文章は、単に読み ...

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意外と知らない「句読点のルール」についてわかりやすく書いてあります。

▼ 句読点の使い方
句読点[。、]の正しい使い方、9つのルール | ブログ部
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句点[、]読点[。]の正しい使い方を学び、読者にとって読みやすくストレスのない記事作成・文章作成の基本ルールをマスターし ...

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かぎかっこ」正しい使い方、僕も知りませんでした(笑)

 

ルールの統一に使える参考記事を探していると、自分自身も知らいないことがいっぱい出てきて意外と勉強になったりします。

これは、自分自身が正しい文章の知識を増やすためにも、初心者のうちにやっておいたほうがいいですね。

 

<文章のルールを守らせる方法 ③>文章作成アドバイスツールを使う

僕は「文賢」という「文章作成アドバイスツール」をライターさんに使ってもらってます。

このツールを使いだしてからは、外注ライターさんへのストレスが劇的に減りました(笑)

ただし、デメリットもあります。

以下に「メリット」と「デメリット」を簡単にまとめました。

 

<メリット>

  • 自分の代わりにツールが優しくアドバイスしてくれる
  • 全員に同じルールを適用できる
  • いちいち注意しなくてよくなる
  • お互いストレスから解放される
  • 文章のクオリティーが上がる

<デメリット>

  • 使用料がかかる
  • スマホやタブレットからは使用できない
  • 文章を直してくれるわけじゃない
  • 言葉の間違いを理解できない
  • 文脈を理解できない

 

納品された記事をチェックして、毎回ライターさんに「間違いを指摘する時間」ってかなりムダですよね。

このツールを使うことでムダな時間を削減できます。

とくに5人…10人…20人…と複数のライターさんを雇っているのなら、今使っているムダな時間をかなり削減できることができます!

実際に僕もライターさん10人に対してこのツールを使ってもらいだしてから、チェックする時間が1/10程度に減りました。

独自の表記ルールを設定できるのでマニュアルも必要なくなりますよ。

 

まとめ

今回は、外注ライターに表記ルールを守らせる3つの方法について書きました。

複数の外注ライターさんを雇っていると、書き方を統一させるのは大変です。

あれもこれも……とやらせるのはやめて、最小限に絞ってみてください。

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